Организация и контроль выполнения задач в розничной торговле

Сегодня рабочий процесс – это огромное количество задач, связанных между собой. Чем больше становится предприятие, тем сложнее обеспечить эффективное управление. Количество задач непрерывно растет, и менеджеры разрываются на части, не понимая, за что хвататься. Безумная многозадачность приводит к тому, что люди занимаются “тушением пожаров” вместо того, чтобы их предотвращать.

Как обычно организован контроль выполнения задач 

• ● Существующие системы зачастую отнимают, а не оптимизируют время выполнения задач. В розничной торговле огромное количество рутинных задач. Контроль выполнения задач в ручном порядке лишь отнимает время. Например, за один день директор магазина решает десятки разных вопросов. И если все их необходимо внести в систему вручную, то в сутках понадобится не 24 часа, а намного больше.
• ● Исполнители устраивают «пинг-понг» задачами вместо того, чтобы их решать. Например, отсутствуют продажи ходового товара. Ответственный за заказ сотрудник говорит, что проблема в поставке. Поставщик говорит, что проблема в магазине. И вместо того, чтобы пойти и проверить физическое наличие товара, ответственные лица перекидывают задачу друг на друга.
• ● Системы контроля не заменяют работающие инструменты, а дублируют их. Например, во многих магазинах учет сроков годности до сих пор ведется сотрудниками в тетрадках. По каждому приходу продавец вписывает вручную срок годности. Двадцать первый век, а мы все еще используем ручки и тетрадки. Почему? – спросите вы? Просто данные в системе часто бывают некорректными. В результате их вносят в систему и проверяют в бумажном формате.

Попытки внедрения автоматизированных программ часто оборачиваются провалом. Работающие программы, обеспечивающие контроль выполнения задач, соответствуют трем основным правилам.

Контроль выполнения задач с повышением уровня ответственности 

Давайте рассмотрим на примере, как обеспечить контроль выполнения задач.

1. 1. На регулярной основе в магазине формируется отчет по товарам без движения. Если такие товары выявлены, то автоматически формируется инцидент – “товар без движения”.
   2. Директор магазина в течение суток должен выявить причину, по которой товар не продается, и устранить инцидент. Например, директор проводит инвентаризацию потерянных позиций и определяет, что в программе присутствуют виртуальные остатки. Данные в системе корректируются, и магазин формирует заказ товара. Закрытием инцидента является заказ товара и дальнейшая его реализация в магазине.
   3. Если в течение суток проблема не выявлена, то инцидент поднимается до следующего руководителя – регионального директора. Региональный директор должен взять под свой контроль выполнение задачи.
   4. Отсутствие решения в течение трех дней поднимает задачу и формирует инцидент у территориального директора. Также дополнительно назначается контроль службой безопасности.
   5. Задача поднимается на следующий уровень каждый раз, когда истекает время выполнения задачи у контролирующего лица.

Преимущества контроля выполнения задач с повышением уровня ответственности

1. Автоматизированный контроль выполнения задач дисциплинирует сотрудников. Сотрудники понимают, что нельзя “забить” на проблему и остаться незамеченным. Регулярное появление инцидентов может поставить под вопрос компетенцию сотрудников.
2. Контроль выполнения задач позволяет выявить проблемные места в бизнесе. Если у различных сотрудников на регулярной основе формируются инциденты на одну тему – это индикатор проблемных мест в бизнесе. Необходим пересмотр бизнес-процессов или предоставление дополнительных ресурсов для выполнения задачи.
3. Отсутствие задач, доходящих до руководства, говорит об эффективном управлении компанией.
4. Данная программа выполнения задач может быть сформирована собственными силами (несколько программистов за очень скромные деньги) и не требует значительных вливаний средств.