Проверка работы магазина. Как фотоотчет может изменить управление торговой сетью

Управление розничным магазином требует контроля огромного количества задач. Управление несколькими магазинами увеличивает их в несколько раз. Представьте, что вам необходимо организовать управление торговой сетью.

Два-три магазина можно посетить лично. А если их десять или вся розничная сеть? Для управления розничной сетью нужна автоматизация процессов.

Наиболее доступным и информативным способом контроля является фотоотчет. Фотоотчет так-же очень эффективен: исполнители, зная о сроках выполнения задач и обязательном контроле их выполнения (с помощью  фотоотчетов), работают активнее и организованнее.

С помощью фотоотчетов может быть организована проверка работы магазина, контроль работы мерчендайзеров, торговых представителей – в принципе, любых исполнителей, для которых фотография подтверждает факт выполнения работы.

Фотоотчеты и основные трудности дистанционного управления торговой сетью

1. Перенос фотографий на компьютер или общий диск отнимает рабочее время у исполнителя и руководителя.
2. Проверка фотоотчета требует дополнительных трудозатрат исполнителей и руководителей.
3. Если руководитель будет проверять все фотоотчеты от магазина, то время на другую работу у него не останется. Чаще всего проверка работы фотоотчетов осуществляется выборочно.
4. Многие руководители проверяют фотоотчеты формально.
5. Исполнители понимают, что контроль избирательный, и начинают выполнять работу некачественно.

Как организовать дистанционное управление торговой сетью

1. Используем доступные мессенджеры –  Telegram или Viber:
   • ● они удобны в использовании на телефоне и компьютере;
   • ● сохраняется история переписки;
   • ● они бесплатные.
2. Исполнители и руководители, участвующие в процессе, заводят себе отдельный рабочий аккаунт (не рекомендуется использовать личные аккаунты).
3. Для каждого исполнителя/объекта создаем отдельную группу (чат) и включаем в нее:
   • ● исполнителя;
   • ● его непосредственного руководителя;
   • ● себя;
   • ● можно включить вашего руководителя (тогда он будет видеть вашу работу);
   • ● и ,самое главное, – КОНТРОЛЕРА.
4. Далее определяем сценарий, по которому осуществляется проверка работы магазина и должны выкладываться фотографии.
   Например, проверяющий должен выложить фотографии выкладки из 7 торговых точек в день, или магазину нужно разместить фотографии хлебного стеллажа до 10:00. Сценарии зависят от конкретных особенностей бизнеса и требований, которые вы предъявляете к исполнителям.
5. Задача исполнителя – выкладывать фотографии по определенному вами сценарию и стандарту.
6. Всё, что будет отличаться от стандарта, назовем нарушением.
7.  Задача непосредственных руководителей: проверять, что выкладывают исполнители, и давать им обратную связь, точнее, добиться, чтобы нарушений не было.
8. Каждый менеджер знает, что в общей группе с исполнителем находится вышестоящий руководитель (то есть вы). При желании руководитель может посмотреть фотографии или прочитать обратную связь, которую этот самый менеджер дает исполнителю. Людям намного больше захочется работать только от осознания этого факта.
9. В каждую группу нужно включить контролера – это оператор, который проверяет абсолютно все фотографии по заданному вами сценарию.
10. Контролер фиксирует нарушения:

• • ● нет фото;
  • ● фото предоставлено не вовремя;
  • ● на фото не видно выполненной работы (товара, объекта и т. д.);

• ● нет обратной связи от руководителя (контролер не оценивает суть обратной связи от менеджера, но фиксирует ее отсутствие при наличии нарушения);
• ● контролер делает отчет о фиксации нарушения.
• Один контролер обрабатывает до 3000 фото в день (на практике).

Преимущества автоматизации контроля работы розничного магазина с использованием сквозных фотоотчетов:

1. У вас есть сквозная система управления торговой сетью.
2. Вы в любой момент можете посмотреть, как у вас работает не только исполнитель, но и менеджер.
3. У вас хранится история работы менеджеров за длительный период.
4. Исполнители получают обратную связь.
5. Ваши подчиненные знают, что вы в любой момент можете увидеть их работу и при желании подключиться к операционной деятельности.

Этот метод показал свою эффективность в нескольких компаниях и систематизировал управление торговой сетью более чем с 250 магазинами.