Потери в магазине – сокращаем списание в магазине и недостачу товара

Потери в магазине делятся на три категории:
1. Списание в магазине – товар ненадлежащего качества, просроченные сроки годности.
2. Недостача товара – причина отсутствия товара невыявлена (кражи)
3. Уценка (Markdown) – реализация ниже себестоимости

Наибольший процент потерь в магазине приходится на списания 71% или около 2% от товарооборота. Недостача товара составляет около 11% от потерь в магазине или 0,3% от товарооборота. И уценка 18% и 0,5% от общих продаж.

В розничных магазинах недопустима продажа товара с истекшим сроком годности и ненадлежащего качества. Соблюдение соответствующих норм отслеживается сотрудниками магазина, представителями компании и сторонними организациями (Роспотребнадзор).  В случае, выявления товара с истекшим сроком годности Роспотребнадзор взимает штраф с магазина. В результате, все товары несоответствующего качества магазин должен списать или вернуть поставщику.

Списание товара является основной причиной потерь магазина.  В каждом магазине существует своя норма списания товара.  Чем больше оборот магазина, тем ниже процент списания. Аналогично, чем меньше оборот – тем больше процент списания. Норма списания товаров в магазине формата у дома 2,3%. Для крупного, проходимого супермаркета (от 1500 кв.м.) возможна норма списания до 1,2% от продаж.

Списание в магазине и его причины

Основной причиной списания в магазине является неправильная организация работы магазина:

• ● неправильно организуют движение товара внутри магазина
• ● товара заказывают больше, чем надо.

В результате этого истекает срок годности товара или товар портится (бой).
Для того, чтобы сократить списание в магазине необходимо корректное формирование заказов и правильная организация работы.

Давайте рассмотрим ошибки, из-за которых увеличивается списание в магазине.

Выкладка товара в магазине не со склада, а из новых поставок нарушая принципы FIFO.

Одна из ключевых причин списания в магазине. Проблемы нехватки персонала и халатного отношения к работе. В результате, при больших объемах поставок, товар сразу вывозят для выкладки в магазин не проверяя наличие аналогичных товаров на складе.
Необходимо организовать отлаженную работу поставок по принципу FIFO. Прежде всего, первый пришедший товар, должен первым и уйти. Следовательно, не вывозится свежий товар (сегодняшняя поставка) в торговый зал, до тех пор, пока не проверят остатки товара на складе. Особый контроль для товаров с короткими сроками годности. Соблюдение правил перемещения товара внутри магазина должен контролироваться администратором торгового зала. 

Списания из-за недостаточной ротации товаров в складских помещениях.

Проблема узких складских помещений затрудняет вывоз более ранних поставок. В результате, новые поставки загромождают проходы. Из-за этого, ранние приходы не могут свободно перемещаться. Данная проблема особо обостряется в периоды праздничных дней.
Еженедельный разбор всех складских помещений с ротацией товара. Вытаскивают всё со склада и складываешь обратно проверяя сроки годности. 

Ассортиментная матрица магазина сделана по усредненному шаблону и не учитывает особенностей потребления в конкретном магазине.

Каждый магазин индивидуален по специфике потребления. При этом ассортиментная матрица максимально усредняется между ними. Усреднение позволяет управлять масштабным количеством одновременно, но не позволяет учитывать специфику каждой точки.
Представим два магазина идентичных по матрице, площади и даже расположенных в одном районе. Только один будет в спальном секторе, а второй ближе к модному торговому центру с фитнесом и развлечениями.

Безусловно, потребление данных магазинов будет абсолютно разным. В одном будут покупать продукты ежедневного спроса. Во втором – более премиальные товары: товары, направленные на здоровый образ жизни и удовольствие.

Формирование усредненной матрицу на эти два магазина, приведет к тому, что во втором магазине будет нехватка премиальных продуктов. Следовательно, и более высокий процент списания дешевых товаров. С другой стороны, если премиальную матрицу прогрузить на магазин спального сектора, то в нем значительно вырастут списания дорогих товаров.
Необходима максимальная кластеризация магазинов, учитывающая специфику каждого магазина.  Должна быть возможность корректировки ассортиментной матрицы, что позволит сократить списание в магазине.

Если товар прописан в матрице, магазин обязан его заказывать. Даже когда он постоянно попадает под списания в магазине.

Люди привыкли к выбору. Поэтому существуют позиции которые продаются в минимальном объеме, но поддерживают широкий ассортимент. Товаровед не всегда может заблокировать поставку товара по автозаказу, даже если она регулярно попадает под списание в магазине. 
 Если товар постоянно списывается необходимо скорректировать ассортиментную матрицу. По факту, центральный офис вносит изменения в матрицу очень редко, потому что легче управлять едиными матрицами. Если внести корректировки не получается, возможно воспользоваться секретам директора –  “3. Как обмануть автозаказ”

Отсутствие возможности скорректировать аналитику прошлых продаж при формировании заказа на поставку.

Если магазин осуществляет заказ через автозаказ, то должна быть возможность его ручной корректировки. Если в прошлом периоде была крупная продажа несвязанная с системным спросом, то ее необходимо исключить при прогнозе заказа. Например, крупная закупка алкоголя на свадьбу. Следовательно, если не исключить подобную реализацию, то возможна поставка с завышенным объемом.
Возможность “выкалывания” продаж не связанных с регулярным спросом. Исключение из прошлых продаж дней с завышенным спросом.

Два раза в неделю формирование отчетности по непродаваемым товарам. Как говорят директора магазинов: “Продается всё, но если не выставишь, то ничего продаваться не будет”. Следовательно, если мы видим, что продаж по товару совсем нет, а в программе он есть на остатках – это первый сигнал к оперативным действиям. Непродаваемые товары требующие выявления причин:

• ● скоропортящийся товар без движения более трех дней,
• ● товары со сроком годности до месяца – без движения более 7 дней
• ● срок годности более месяца – без движения 21 день.

В большинстве случаев, товар просто не выставлен. Нужно проверить физическое наличие товара на полке и выявить куда он мог деться. Товар может быть заставлен на складе, убран для оформления возврата с поставщиком и, наконец, в программе может быть “виртуальный” остаток.

При приемке товара в магазин должны в программе корректно проставляться сроки годности. В большинстве случаев в программе сроки годности отражены некорректно и отслеживаются «руками». Что требует колоссальных трудозатрат от персонала. Корректное ведение сроков годности в программе позволило бы формировать отчет по подходящим срокам годности. Данная отчетность позволит сократить трудозатраты и значительно сократить списание в магазине.
Формирование отчета по слабо-реализуемыми товарам (Aged stock). Формирование отчетности позволяющей выявить товары с остатками более 0 и низкой реализацией. Без приходов в течение 60 дней Food и 120 дней – Nonfood.
Проведение выборочных и локальных инвентаризаций. Проведение инвентаризации позволяет выявить существующие проблемы в магазине и обеспечить достоверность данных в отчетности.  Полная инвентаризация должна проводиться не реже двух раз в год. Выборочная инвентаризация проводиться по группам товаров.

Недостача товара в магазине возникает по причине естественной убыли товара и из-за злоупотребления и небрежного отношения персонала к материальным ценностям компании (кражи, мошенничества).

Естественная убыль – это товарные потери обусловленные естественными процессами, вызывающие естественное изменение количества товара (усушка, утечка, предпродажная подготовка). Например, обрезка хвостиков у сыра.
Но прежде всего недостача товара – это кражи. Наибольший процент краж 75% приходятся на сотрудников торговой сети и только 25% – покупатели.
Прежде всего, места для воровства персоналом – это приемка и касса.

Как воруют в магазине

• Недостача товара при приемке – кражи и халатное отношение.
  • ● Ошибаются поставщики и сотрудники магазина при приемке товара. Ошибки могут быть как преднамеренные, так и по невнимательности.
  • ● Кража и ошибки при поставке с РЦ (распределительного центра). Торговые сети во время поставки со своего РЦ используют паллетную приемку. Товары со своего РЦ принимают паллетами, не пересчитывая в магазине.  В результате, магазин может недополучить товар, оседающий где-то на пути в магазин.

Кражи персоналом магазина

1. Вынос товара из магазина. Если в магазине нет жесткого контроля службой безопасности, то персонал может просто взять товар и вынести его.
    Все сотрудники при приходе в магазин должны сдать все свои личные вещи службе безопасности. В том числе, любые товары, которые можно приобрести в магазине и деньги. Ежедневно личные вещи подписываются и опечатываются до конца рабочего дня. Кроме того, при выходе сотрудника из магазина у него должен проходить досмотр. Проверка всех сотрудников на ежедневной основе позволят сократить недостачи товара из-за краж персоналом. 
2. Денежная недостача кассиров. Кассир пробивает товар на кассе, но после того, как покупатель уходит, аннулирует чек на кассе. Товар как-будто не купили – отказались от него. Но никакую покупку при этом никто не возвращает. В результате кассир деньги от покупателя получил и забирает себе. Проконтролировать денежную недостачу достаточно сложно.
    Контроль за количеством возвратов у кассиров.
3. Недостача кассира – пробивает не тот товар на кассе. Договорившись с заинтересованным лицом кассир пробивает на кассе вместо одного товара – другой. Так, кусок мяса пробивают как филе курицы. Аналогично, экзотические фрукты пробивают как картошку.
4. Халатное отношение при проверки весового товара на кассе. Ошибки покупателей, если они самостоятельно завешивают товар (овощи и фрукты). Ошибки могут быть случайными – незнание ассортимента и преднамеренные.
    Ежедневное проведение контрольных провозов. Представитель Службы безопасности организуют покупку товара, как обычный покупатель: при этом специально завешивает некорректно товар. На кассе проверяется: заметит кассир-продавец ошибку или нет. В результате, если ошибка не была выявлена, кассир-продавец наказывается. Разницу в сумме недостачи кассир-продавец обязан выплатить. Неоднократные нарушения могут привести к увольнению сотрудника.
5. Потребление товаров персоналом внутри магазинов. Хоть данная причина и незначительна, но все равно может быть. Рост потребления товаров сотрудниками в магазине возникает в случаи отмены организованного питания.
    Если сотрудников магазина бесплатно кормят, они меньше едят “втихую”, с полок магазина.

В результате, кражи в большей степени связанны с организацией процессов в магазине.

Уценка – это продажа товара за несколько дней до окончания срока годности по цене ниже себестоимости. Скидка может достигать до 30% ниже себестоимости. Не рекомендовано использовать для товаров с короткими сроками годности. По той причине, что они должны реализовываться за счет правильно организованной работы магазина.

• Если срок годности больше недели, то возможна уценка за 3 дня до окончания срока годности
• Срок годности более недели – уценка за пять дней до окончания срока годности

Для магазина уценка несет убыток, ведь он продает дешевле, чем купили. Безусловно, это неизбежная мера: возможность вернуть хоть какие-то деньги, потраченные на товар, чем списать убыток и не компенсировать совсем.