Инвентаризация товара в магазине – секреты проведения

Инвентаризация – это учет товарно-материальных ценностей магазина с целью сверки реального наличия товара с количеством, отраженным в программе. Итоги инвентаризации показывают, есть проблемы в магазине или нет. За результаты проведения инвентаризации магазина отвечают директор и начальник службы безопасности магазина.

Инвентаризация магазина и ее цели

  • ✔ Выявление фактического наличия товарно-материальных ценностей.
  • ✔ Инвентаризация магазина позволяет контролировать корректные остатки в программе. Ошибочные остатки приводят к некорректной работе автозаказа. Что приведет к перетарке и списаниям или к пустым полкам и снижению продаж.
  • ✔Позволяет контролировать процент потерь – истечение срока годности, усушка, утряска, потеря первоначального качества, воровство.
  • ✔Выявление пересортицы.
  • ✔ Выявление излишков.
  • ✔ Проверка соблюдения правил хранения.

Виды инвентаризации магазина

    • Полная инвентаризация магазина – единовременный пересчет всех товарно-материальных ценностей в магазине (товары, денежные средства, основные средства). Проводится не реже двух раз в год.
    • Локальная инвентаризация магазина – пересчет группы товаров с повышенным риском: короткие сроки годности; товар по которому должны жестко контролироваться условия хранения (температурный режим); товар, который чаще всего воруют.
      К “товарам группы риска” относятся: Fresh (овощи-фрукты, мясная гастрономия, рыбная гастрономия), Алкоголь, Табак, Кофе, Сопутствующие товары (аксессуары для бритья и все товары стоимостью более 1000 руб.), мелкоштучные товары прикассовой зоны.
      Составляется график инвентаризации по “товарам группы риска”. На основании этого графика ежемесячно пересчитывается одна группа.
Локальная инвентаризация магазина (периодичность)Скачать EXCEL
  • Выборочная инвентаризация товара – проводится ежедневно для выявления проблемных позиций на основании отчетности – “Товары без движения”, “Отрицательные остатки”.

Виды инвентаризации магазина

Методические указания по инвентаризации товара в магазине

Подготовка к инвентаризации магазина

Полная инвентаризация товара в магазине – это огромный труд для персонала. Чтобы его облегчить, необходимо подготовиться к ее проведению:

  1. Навести порядок на складе – максимально разгрузить склад, расставить продукцию по товарным группам.
  2. Навести порядок в торговом зале и на полках магазина.
  3. Провести в программе все неотраженные документы:
    • ✔ возвраты и приходы;
    • ✔ документально оформить все списания;
    • ✔ закрыть все претензии, которые формируются при приемке (например недопоставка поставщиком).
  4.  За неделю до начала проведения полной инвентаризации подготовить график работы персонала:
    • ✔ Подбирается максимальный состав сотрудников для выхода на работу в ночное время.
    • ✔ Выводится усиленный состав сотрудников перед проведением инвентаризации – они будут готовить склады, будут помогать пересчитывать склады.
    • ✔ Планируется, кто будет приводить зал в порядок после инвентаризации. Возможно меньшее количество персонала.
    • ✔ При нехватке персонала приглашаются сотрудники из других магазинов или привлекаются сторонние организации.
    • ✔ Сотрудники должны пройти обучение и изучить методические указания по инвентаризации. Понимание сотрудниками последовательности и методов проведения инвентаризации сокращает хаотичные действия. Весь магазин должен работать как единый отлаженный механизм.

Проведение инвентаризации магазина

Инвентаризация магазина и особенности ее проведения

  1. Полная инвентаризация проводится обычно ночью, чтобы минимизировать недополученные продажи. Магазин закрывается, и не допускается продажа продукции до тех пор, пока все данные не будут сведены. При локальной инвентаризации закрывается группа товаров.
  2. Готовятся схемы торгового зала и склада. На схеме нумеруется каждый стеллаж торгового зала и складских помещений.
  3. Днем, перед ночной инвентаризацией, в торговый зал вывозится максимальное количество продукции, чтобы обеспечить необходимое количество единиц для реализации в течение всего дня продаж.
  4. После этого склад закрывается. Товар со склада больше не выносится в торговый зал. Проводится инвентаризация склада. Инвентаризация склада проводится по тому же принципу, что инвентаризация в торговом зале.
  5. За два часа до начала инвентаризации торговый зал “отфейсовывают” – выравниваются все продукты в торговом зале. Это позволяет облегчить расчет ночью.
  6. После завершения инвентаризации склада магазин закрывается и переходят к инвентаризации товара в торговом зале.

Методические указания по инвентаризации на складе и в торговом зале

  1. Каждый стеллаж считают 2 сотрудника. Вначале один сотрудник проходит и сканирует штрихкоды всех единиц на стеллаже. После этого второй сотрудник повторно проходит и также пересчитывает товар. Получается: каждый товар считается в два прохода.
  2. Все позиции считаются слева направо и сверху вниз. Товар может стоять в разных местах – на верхней и на нижней полке. Перескакивать с одного ряда на другой не разрешено. Например, на верхней полке стоит Молоко “Домик в деревне” и на нижней полке стоит это же молоко. Молоко не переносят с нижней полки на верхнюю, а считают там, где оно стоит.
  3. Весовой товар считается один раз, так как существует погрешность в завешивании.
  4. Результаты за два независимых прохода вносятся в программу, и формируется сличительная ведомость.  В ней сверяются ошибки и несостыковки первого и второго проходов. Если расчеты расходятся, то делают пересчет по расхождениям. Не допускается переход к следующему стеллажу до тех пор, пока итоги двух проходов не будут признаны одинаковыми.
  5. Очень просто в большом супермаркете забыть и не рассчитать какой-то стеллаж. Поэтому после подтверждения одинаковых данных по стеллажу на схеме магазина стеллаж отмечается “просчитанным”. Отметки на схеме позволяют наглядно увидеть, какие зоны просчитаны.
  6. Локальная инвентаризация товара проводится так же, как полная, но на уровне товарной группы.

Результаты проведения инвентаризации

Первые результаты проведения инвентаризации необходимо перепроверить

После расчета всего магазина формируется общая сличительная ведомость с ошибками расчетов – насколько информация в программе отличается от фактической. Эта контрольная проверка составляет около 5 % от инвентаризации магазина.

Вначале проверяются наибольшие расхождения от 5000 руб., далее – от 1000 руб.  Например, в программе на остатках 24 бутылки коньяка, а по результатам инвентаризации было посчитано 36 бутылок: сумма расхождения составляет более 5000 руб. Пересчитываем коньяк еще раз.

Магазин не открывают до тех пор, пока не проверят расхождения по результатам инвентаризации до 1000 руб. Проверку результатов лучше осуществлять новой сменой сотрудников. Большие магазины считаются всю ночь, и к утру сотрудники уже очень уставшие и допускают много ошибок. Выход двух-трех новых сотрудников в утреннюю смену позволит с новыми силами завершить проведение инвентаризации.

Если в период инвентаризации был найден некачественный товар – с истекшим сроком годности, разбитый, испорченный товар, – он включается в инвентаризацию и списывается после ее закрытия.

Норма потерь по результатам инвентаризации

В каждой торговой точке существует свой процент потерь, допустимый по результатам проведения инвентаризации магазина. Процент варьируется, в зависимости от формата магазина, 1,7 – 2,3% от общего товарооборота. Процент потерь зависит от специфики торговой точки, но первый сигнал, что в магазине имеются проблемы – это резкий рост процента. Например, из года в год супермаркет отчитывался по результатам инвентаризации 2,4 % потерь, и резкий рост до 3 % свидетельствует, что в супермаркете существуют проблемы.

Зачастую основная причина резкого роста потерь по результатам инвентаризации магазина – это неправильная организация работы.

Излишки при инвентаризации магазина.

Излишками называют количество товара большее, чем в программе. Излишки по результатам инвентаризации могут позволить достигнуть нормативный показатель, но радоваться им не стоит. Текущие излишки сегодня – это возможная недостача завтра. В большинстве случаев излишки – это ошибки расчетов.

Если товара физически нет, а на остатках он будет числиться, автозаказ будет работать некорректно. В результате ошибочные излишки приводят к некорректным заказам.

Недостача инвентаризации магазина

Недостача – это когда товар присутствует в программе и должен быть на остатках, но по результатам инвентаризации его физически не нашли. Причинами недостачи могут быть естественная убыль (усушка, утряска) и воровство. Наибольший процент недостачи приходится на воровство персоналом. Подробнее про недостачу можно найти тут.

Если в результате инвентаризации товара была выявлена недостача, ее также важно перепроверить. Если недостача ошибочная – товар физически есть, но по результатам инвентаризации его не посчитали (забыли, потеряли). Нулевые остатки в программе приведут к формированию заказа на поставку. Но физически товар есть на остатках, а излишние объемы поставки могут привести к тому, что его не успеют реализовать до истечения срока годности.

Инвентаризации магазина: секреты успешной организации.

  • ✔ На регулярной основе проводить локальные инвентаризации магазина.
  • ✔  Проводить выборочные инвентаризаций по товарам.
  • ✔ Следить за порядком на складах и в торговом зале.
  • ✔ Подготавливать магазин к инвентаризации.
  • ✔ Соблюдать методические указания по инвентаризации.

Эксперты:

 

Чернова Дарья

Поделись или поставь Like, чтобы не потерять информацию и быть в курсе новых статей сайта:

Оцените статью

Средняя оценка / 5. Количество оценок:

Оценок пока нет. Поставьте оценку первым.

Сожалеем, что вы поставили низкую оценку!

Позвольте нам стать лучше!

Расскажите, как нам стать лучше?

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *