Как сделать заказ поставщику. Формула заказа и автозаказа.

Как магазин может сделать заказ поставщику

Мы приходим с вами в магазин и видим, как стройным рядом стоит продукция всех видов и наименований. Проходят толпы покупателей и, похоже, сметают их все на своем пути, а они вновь и вновь появляются на полках.

Как розничные сети осуществляют расчет заказа и обеспечивают постоянное присутствие товара на полке? Своим опытом и секретами поделились директора магазинов крупнейших торговых сетей.

Автозаказ и другие возможности сделать заказа поставщику:

Как сделать заказ поставщику. Автозаказ

* Автозаказ и его особенности

Торговые сети стремятся к автоматизации и сокращению ручных заказов. Автозаказ — это автоматизированная система расчета заказа, основанная на анализе прошлых продаж.

Автозаказ позволяет минимизировать человеческий фактор — формируя заказ поставщику основываясь на аналитике продаж, а не своих личных предпочтениях. Человек склонен делить товары на плохие и хорошие. Не всегда оценивая, что плохой товар, по его мнению, нравиться другим и пользуется хорошим спросом.

Все мы субъективны. Автозаказ не имеет личных предпочтений, а основывается только на формуле заказа.

А если вспомнить, про поставщиков, которые пытаются продвинуть свой товар на полки магазина. При ручных заказах поставщик может стимулировать сотрудников в магазине на увеличение поставок своего товара, расширение выкладки. Но договориться становиться сложнее при работе через автозаказ.

Расчет заказа начинается с подготовки данных в магазине

Подготовка к заказу товара на поставку

Для того, чтобы сделать корректный заказ поставщику необходимо обеспечить корректные данные в системе.  Возможно сколько угодно анализировать прошлые периоды, но если они искажены, то результат будет бесполезен. Давайте рассмотрим, как пошагово скорректировать данные чтобы сделать заказ товара.

Обеспечивать корректные и своевременные данные по остаткам в магазине 

1.1. Адаптировать виртуальные остатки.

Виртуальные остатки – товар числится в системе с остатками, но на самом деле он отсутствует. Возникают в случае пересортицы товара (вместо одного товара продали другой); некорректной приемки товара; недопоставок (в программе зафиксировано большее количество товаров, чем поставлено)

1.2. Скорректировать отрицательны остатки.

Отрицательные остатки возникают если товар продан, но его НЕ было на остатках. Это происходит, когда:

  •    ● пересортица товара;
  •    ● ошибочно оформлены документы;
  •    ● некорректно адаптированы виртуальные остатки (товар был на остатках, его не нашли, списали, наконец, нашли и продали)
  •    ● неправильно проведена инвентаризация.

Реализация отсутствующего товара приводит к отрицательным остаткам. Автозаказ воспринимает отрицательные остатки как наличие товара и не формирует заказ поставщику.

1.3. Совершать списания и отражать их в системе. Виртуальные остатки магазина

Если товар не соответствует качеству (помята упаковка, брак и другое) требуется произвести списание. Иначе на остатках будет присутствовать товар, продать который невозможно.

1.4. Отражать результаты по актам расхождений с поставщиками (возвраты).

Если с поставщиком существует договоренность о возврате товара. Например, испорченный продукт, бракованный или ненадлежащего качества. Такой товар числиться на остатках супермаркета, но продан быть не может. В результате товар не заказывают, считая, что он в наличии.

 «Выкалывание» — исключаем дни продаж не связанных с системными изменениями спроса.

  • При единовременном реализации товара, не связанной с системным колебанием спроса, нужно скорректировать прошлую аналитики на эту сумму. В системе должна быть возможность «выкалывания» продаж, иначе будут значительные искажения. Например, покупки, связанные с резкой переменой погодных условий, крупная закупка алкоголя на свадьбу или внеплановая выкладка на дополнительном торговом оборудовании (ДТО).

Контроль выкладки согласно планограмме

  • Выкладка оказывает существенное влияние на продажи. Возьмем любой продукт, сделаем дополнительную выкладку в самых проходимых местах и его товарооборот тут же вырастет. В розничных магазинах каждому товару выделяется определенное место на полке. Следовательно, любое перемещения или увеличение количества оборудования необходимо учитывать формируя заказ поставщику.

 Учитывать ожидаемое изменение спроса

Если прогнозируются значительные перемены спроса, нужно скорректировать расчет заказа. Например, увеличение трафика с началом Чемпионата Мира по футболу, канун праздников, начала дачного периода и другое. Заказ корректируется коэффициентом сезонности.

 Корректное ведение промо акций

  • Промо акции оказывают значительное влияние на увеличение продаж. Если цена промо была активирована или деактивирована несвоевременно это приведет к искажению прошлых результатов. Следовательно, регулярное потребление будет рассчитано некорректно.

Формула заказа. Как пошагово сделать заказ поставщику.

График поставок

Формирование заказа начинается с графика поставок от поставщиков. Каждая позиция заказывается в определенный период.

Например, «Молоко Домик в деревне» можно заказать в понедельник и среду до 16 часов. Таким образом, мы оставляем только те товары, которые доступны к заказу на текущую дату.

Выкладка

Это минимальное количество товара, которое должно присутствовать в торговой точке. Количество единиц для выкладки определяет отдел мерчендайзинга, прописывая, где и что требуется выставить и в каком количестве «фейсов». Любое изменение выкладки необходимо учитываться при заказе поставщику.

       Средние продажи в день

Определяем сколько штук продается в сутки. Рассчитываем среднюю реализацию за последние 14 дней — сумма всех продаж деленное на количество дней. Исключаем все даты, в которых потребление превышало обычный уровень. Это могут быть периоды промораспродаж или других акций. В результате, формула учитывает только регулярный спрос.

Прогнозируемые продажи в день 

Теперь мы понимаем, какое количество товаров реализуется в сутки (регулярный спрос). Но спрос постоянно меняется под воздействием внешней и внутренней среды.

Например, праздники, начала сезона или географическая особенность (начало дачного периода). Следовательно, корректируем регулярные продажи с учетом планируемых перемен используя коэффициент сезонности. Формула прогнозируемых продаж:

Страховой запас товара 

Заказ на поставку товара формула Зная сколько, планируется реализовать в день мы рассчитываем страховой запас.  Он обеспечит полноценные продажи до следующей поставки.  Например, делаем заказ поставщику в понедельник. Согласно графику поставок, товар придет через два дня — в среду. Следовательно, страховой запас рассчитывается от среды текущей недели по среду следующей недели.

В результате, в магазине обязательно наличие выкладки плюс прогнозируемого объема продаж до следующей поставки. Формула страхового запаса:

    • Страховой запас

Остатки товара на дату поставки

Поставка осуществляется через несколько дней после заказа. Поэтому, нам требуется учесть сколько товара останется в дань поставки. Для этого рассчитываем: сколько товаров продастся за эти дни и какой остаток по товару будет на дату поставки.

Из текущих остатков вычитаем среднедневные продажи за период. Если срок поставки товара в среду, то снижаем текущий остаток на два предстоящих дня. Остаток на дату поставки

Формула заказа поставщику 

Наконец, мы определили какое количество товара будет реализовано между поставками — страховой запас. Кроме того, мы понимаем какое количество останется в день поставки и можем рассчитать какое количество нам нужно для заказа поставщику

  • Формула заказа поставщику

Квант на поставку

Квант на поставку — это неделимое количество. Например, заказываем молоко в коробке по 12 штук. Мы не можем заказать половину коробки или отдельно пачку. Заказ поставщику формируется с учетом кванта поставки и округляется до целого числа.

Расчет заказа поставщику на примере.

Фильтруем поставщиков, принимающих заказы в текущую дату.
Определяем количество позиций для выкладки. Например, минимальная выкладка составляет 4 шт. («фейса»). Перестановка выкладки не планируется.
Рассчитываем среднедневные продажи. Возьмем реализацию за 3 недели. В течении, этого периода были промо и распродажа, которые необходимо исключить. По остальному периоду рассчитываем средние продажи. Следовательно, получаем 2 шт. в сутки.

Кроме того, мы делаем заказ накануне праздников и, следовательно, планируется сезонное увеличение на 50%. Поэтому среднедневные продажи увеличиваем на коэффициент сезонности. С учетом увеличения прогноз реализации составит 3 шт.

Определяем страховой запас между поставками. Будем считать, что поставка осуществляется по средам. Следовательно, между поставками 7 суток (со среды по среду). Таким образом, для расчета страхового запаса прогнозируемый объем 3 штуки умножаем на 7 дней и добавляем 4 штуки для выкладки.

Страховой запас товара

Наконец определяем какое количество продукции будет на остатках к сроку поставке. Заказ осуществляется по понедельникам — за двое суток до поставки. Предположим в понедельник у нас на остатках 12 штук. Среднедневные продажи в ближайший период составят по 2 шт (если канун праздников еще не оказывает влияние).  Следовательно, в среду у нас на остатках будет 8 шт.

Получается, мы рассчитали какое количество продукции нам требуется между поставками, какое количество будет на остатках поставки и можем рассчитать заказ поставщику.

  • Формула заказ поставщику пример

Рассчитываем количество товара с учетом кванта. Получается 5,67 коробок. Округляем до целого числа и заказываем 6 коробок по 3 штуки в коробке — 18 штук.

Секреты директора — как обеспечить необходимое количество товара в магазине.

Заказ — это баланс между продажами и списанием.

Если от поставки к поставке остаток товара не хватает на выкладку, то нужно увеличивать заказ поставщику. Потому что, если выкладка товара нарушена, то продажи снижаются.

Например, у нас обычная выкладка 4 «фейса», но уже после обеда полка стоит полупустая. Чтобы увеличить продажи мы заказываем большее количество при следующей закупке. Увеличиваем до тех пор, пока не начнутся списания. Заказ поставщику должен быть на гране максимального объема и минимальных списаний. Для контроля наличия используется показатель доступности.

Частые заказы — меньшие списания.

Сегодня покупатель уже знает слишком много. Ему известны секреты выкладки, знакомы правила мерчендайзинга. Сегодня уже никого не удивишь, что товары с наиболее свежими сроками выставляются на полку в самый конец, а с самыми близкими сроками годности будут стоять в первом рядом. И в результате, покупатель делает небольшое усилие и достает самый дальний товар с полки. И что остается в магазине? В результате, продукт, который необходимо было реализовать первым списывается из-за подходящих сроков годности.

Все это возникает из-за недоверия покупателя к розничной сети. Лишь один раз продав что-то с подходящими сроками годности, можно разрушить лояльность покупателя. Решение может быть только одно — покупателю нужно знать, что в магазине нет просрочки и всё всегда свежее. Похоже, только тогда у него не будет потребности тянуться в дальние углы полок.

Обеспечить это возможно максимально частыми поставками. Если у товара короткие сроки годности — охлажденная продукция, фермерские продукты, фрукты и овощи, то поставка может осуществляться ежедневно.

Как обмануть автозаказ? 

Обмануть? Автозаказа, в нем столько плюсов, зачем же это нужно?

Но не нужно забывать, что это автоматизированная система не может быть идеальной. Это программа с запрограммированной логикой, которая не может учитывать все факторы. В то время, как автозаказ заказывает все товары согласно матрице, есть продукт, который не продается в магазине.

Товар закупаются ➔ дожидается окончания срока годности ➔ списываются ➔ опять закупается и круг повторяется. Или продукция очень плохо продается и по ней делают Markdown (уценку). Продажи увеличиваются, и система может рассчитать на основе этих продаж будущую поставку.

Для того, чтобы не заказывать какую-то позицию на поставку, эту позицию оставляют с отрицательными остатками.  Даже если товар прописанная в обязательной матрице магазина его могут специально держать с отрицательными остатками и не заказывать.

Снижаем заказы после промо акций 

Промо акций с глубокими скидками снижают продажи после его проведения. Снижение продаж возможно из-за того, что продукцию закупили впрок или из-за ощущения насыщенности у покупателя. Кроме того, снижение продаж возможно как по продуктам участвующему в акции, так и по всей категории. Для того, чтобы выровнять продажи после промо нужно сократить заказ поставщику.

Чем более скоропортящийся продукт тем на более короткий период. Например, акция по оливковому маслу может снизить продажи после промо на несколько недель. В отличии от форели, которая может снизить продажи на несколько дней.

Матрица факторов

Прежде всего, чтобы контролировать причины колебаний товарооборота ответственному за заказ поставщику необходимо вести матрицу влияющих факторов. Это календарь с указанием всех важных событий и факторов влияющих на продажи.

Например, пасха ежегодно проходит в разные периоды, расположение рядом с фитнес-центром увеличивает продажи здорового питания весной, дачный сезон, выпускной, последний звонок и т.д. В каждой торговой точке может быть своя матрица факторов со своими географическими особенностями.

Эксперты:

Поделись или поставь Like, чтобы не потерять информацию: