Инвентаризация товара в магазине — секреты проведения

Инвентаризация — это учет товарно-материальных ценностей магазина с целью сверки реального наличия товара с количеством, отраженным в программе. Итоги инвентаризации показывают: есть проблемы в магазине или нет. За результаты проведения инвентаризации магазина отвечают директор и начальник службы безопасности магазина.

Инвентаризация магазина и ее цели

  • ✔ Выявление фактического наличия товарно-материальных ценностей.
  • ✔ Инвентаризация магазина позволяет контролировать корректные остатки в программе. Ошибочные остатки приводят к некорректной работе автозаказа. В результате, если товара закажут больше необходимого вырастут потери, меньше — снизятся продажи.
  • ✔Позволяет контролировать процент потерь — истечение срока годности, усушка, утряска, потеря первоначального качества, воровство.
  • ✔Выявление пересортицы.
  • ✔ Выявление излишков.
  • ✔ Проверка соблюдения правил хранения.

Виды инвентаризации магазина:

    • Полная инвентаризация магазина — единовременный пересчет всех товарно-материальных ценностей в магазине (товары, денежные средства, основные средства). Проводится не реже двух раз в год.
    • Локальная инвентаризация магазина — пересчет группы товаров, с повышенным риском: короткие сроки годности, товар по которому должны жестко контролироваться условия хранения (температурный режим) товар, который чаще всего воруют.
      К «товарам группы риска» относятся: Fresh (овощи-фрукты, мясная гастрономия, рыбная гастрономия), Алкоголь, Табак, Кофе, Сопутствующие товары (аксессуары для бритья и все товары более 1000 руб.), мелкоштучные товары прикассовой зоны.
      Составляется график инвентаризации по «товарам группы риска». На основание этого графика ежемесячно пересчитывается одна группа.
Локальная инвентаризация магазина (периодичность)Скачать EXCEL
  • Выборочная инвентаризация товара — проводиться ежедневно для выявления проблемных позиций на основании отчетности — «Товары без движения», «Отрицательные остатки» .

Виды инвентаризации магазина

Методические указания по инвентаризации товара в магазине

Подготовка к инвентаризации магазина

Полная инвентаризация товара в магазине — это огромный труд для персонала. Чтобы его облегчить необходимо подготовиться к ее проведению:

  1. Навести порядок на складе — максимально разгрузить склад, расставить продукцию по товарным группам.
  2. Навести порядок в торговом зале и на полках магазина.
  3. Провести в программе все неотраженные документы:
    • ✔ возвраты и приходы;
    • ✔ документально оформить все списания;
    • ✔ закрыть все претензии, которые формируются при приемке (например, недопоставка поставщиком).
  4.  За неделю до начала проведения полной инвентаризации подготовить график работы персонала:
    • ✔ Подбирается максимальный состав сотрудников для выхода на работу в ночное время.
    • ✔ Выводится усиленный состав сотрудников перед проведением инвентаризации — они будут готовить склады, будут помогать пересчитывать склады.
    • ✔ Планируется, кто будет приводить зал в порядок после инвентаризации. Возможно меньшее количество персонала.
    • ✔ При нехватке персонала приглашаются сотрудники из других магазинов или привлекаются сторонние организации.
    • ✔ Сотрудники должны пройти обучение и изучить методические указания по инвентаризации. Понимание сотрудниками последовательности и методов проведения инвентаризации сокращает хаотичные действия. Весь магазин должен работать как единый отлаженный механизм.

Проведение инвентаризации магазина

Инвентаризация магазина и особенности проведения

  1. Полная инвентаризация проводится, обычно, ночью, чтобы минимизировать недополученные продажи. Магазин закрывается и не допускается продажа продукции до тех пор, пока все данные не будут сведены. При локальной инвентаризации закрывается группа товаров.
  2. Готовятся схемы торгового зала и склада. На схеме нумеруется каждый стеллаж торгового зала и складских помещений.
  3. Днем, перед ночной инвентаризацией, в торговый зал вывозиться максимальное количество продукции. Чтобы обеспечить необходимое количество единиц для реализации в течение всего дня продаж.
  4. После этого склад закрывается. Товар со склада больше не выноситься в торговый зал. Проводится инвентаризация склада. Инвентаризация склада проводится по тому же принципу, что инвентаризация в торговом зале.
  5. За два часа до начала инвентаризации торговый зал «отфейсовывают» — выравниваются все продукты в торговом зале. Это позволяет облегчить расчет ночью.
  6. После завершения инвентаризации склада, магазин закрывается и переходят к инвентаризации товара в торговом зале.

Методические указания по инвентаризации на складе и в торговом зале

  1. Каждый стеллаж считают 2 сотрудника. Вначале один сотрудник проходит и сканирует штрихкода всех единиц на стеллаже. После этого второй сотрудник повторно проходит и также пересчитывает товар. Получается: каждый товар считается в два прохода.
  2. Все позиции считаются слева-направо и сверху-вниз. Товар может стоять в разных местах — на верхней и на нижней полке. Перескакивать с одного ряда на другой не разрешено. Например, на верхней полке стоит Молоко «Домик в деревне» и на нижней полке стоит это же молоко. Молоко не переносит с нижней полки на верхнюю полку, а считают там, где оно стоит.
  3. Весовой товар считается один раз, так как существует погрешность в завешивании.
  4. Результаты за два независимых прохода вносятся в программу и формируется сличительная ведомость.  В ней сверяются ошибки и несостыковки первого и второго проходов. Если расчеты расходятся, то повторяют пересчет по расхождениям. Не допускается переход к следующему стеллажу до тех пор, пока итоги от двух проходов будут признаны одинаковыми.
  5. Очень просто в большом супермаркете забыть и не рассчитать какой-то стеллаж. Поэтому после подтверждения одинаковых данных по стеллажу на схеме-магазина стеллаж отмечается «просчитанным». Отметки на схеме позволяют наглядно увидеть, какие зоны просчитаны.
  6. Локальная инвентаризация товара проводиться также как полная, но на уровне товарной группы.

Результаты проведения инвентаризации

Первые результаты проведения инвентаризации необходимо перепроверить.

После расчета всего магазина формируется общая сличительная ведомость с ошибками расчетов — насколько информация в программе отличаются от фактической. Это контрольная проверка составляет около 5% от инвентаризации магазина.

Вначале проверяются наибольшие расхождения от 5000 руб. по продукции, далее от 1000 руб.  Например, в программе на остатках 24 бутылки коньяка, а по результатам инвентаризации было посчитано 36 бутылок, сумма расхождения составляет более 5000 руб. Пересчитываем коньяк еще раз.

Магазин не открывают до тех пор, пока не проверят расхождения по результатам инвентаризации до 1000 руб. Проверку результатов лучше осуществлять новой сменой сотрудников. Большие магазины считаются всю ночь и к утру сотрудники уже очень уставшие и допускают много ошибок. Выход двух-трех новых сотрудников в утреннюю смену позволит с новыми силами завершить проведение инвентаризации.

Если в период инвентаризации был найден некачественный товар — товар с истекшим сроком годности, разбитый, испорченный товар. Он включается в инвентаризацию и списывается после ее закрытия.

Норма потерь по результатам инвентаризации.

В каждой торговой точке существует свой процент потерь допустимый по результатам проведения инвентаризации магазина. Процент варьируется в зависимости от формата магазина от 1,7% до 2,3% от общего товарооборота. Процент потерь зависит от специфики торговой точки, но первый сигнал, что в магазине проблемы — это резкий рост процента. Например, из года в год супермаркет отчитывался по результатам инвентаризации 2,4% потерь и резкий рост до 3% свидетельствует, что в супермаркете существуют проблемы.

Зачастую, основной проблемой резкого роста потерь по результатам инвентаризации магазина — это свидетельство неправильной организации работы.

Излишки при инвентаризации магазина.

Излишками называют большее количество товара, чем в программе. Излишки по результатам инвентаризации могут позволить достигнуть нормативный показатель, но радоваться им не стоит. Текущие излишки сегодня — это возможная недостача завтра. В большинстве случаев излишки — это ошибки расчетов.

И если товара физически нет, а на остатках он будет числиться, автозаказ будет работать некорректно. В результате ошибочные излишки приводят к некорректным заказам.

Недостача инвентаризации магазина.

Недостача — это когда товар присутствует в программе и должен быть на остатках, но по результатам инвентаризации его физически не нашли.  Причиной недостачи могут быть естественная убыль (усушка, утряска) и воровство. Наибольший процент недостачи приходится на воровство персоналом. Подробнее про недостачу можно найти тут.

Если в результате инвентаризации товара была выявлена недостача ее так же важно перепроверить. Если недостача ошибочная — товар физически есть, но по результатам инвентаризации его не посчитали (забыли, потеряли). Нулевые остатки в программе приведет к формированию заказа на поставку. Но физически товар есть на остатках, а излишние объемы поставки могут привести к тому, что его не успеют реализовать до истечения срока годности.

Инвентаризации магазина — секреты успешной организации.

  • ✔ На регулярной основе проводить локальные инвентаризации магазина.
  • ✔  Проведение выборочных инвентаризаций по товарам
  • ✔ Следить за порядком на складках и в торговом зале
  • ✔ Подготовка магазина к инвентаризации
  • ✔ Соблюдать методические указания по инвентаризации

Эксперты:

  • Директор магазина
  • Гаврилова Марина
    24.10.2018г

 

Чернова Дарья

Поделись или поставь Like, чтобы не потерять информацию и быть в курсе новых статей сайта:


Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

18 − семнадцать =