Контроль и организация выполнения задач в розничной торговле

Сегодня рабочий процесс — это огромное количество задач, связанных между собой. Чем больше становится предприятие, тем сложнее обеспечить эффективное управление. Количество задач непрерывно растет, и менеджеры разрываются на части, не понимая, за что хвататься. Безумная многозадачность приводит к тому, что люди занимаются «тушением пожаров» вместо того, чтобы их предотвращать.

Как обычно организован контроль выполнения задач 

  • Существующие системы зачастую отнимают, а не оптимизируют время выполнения задач. В розничной торговле огромное количество рутинных задач. Организация выполнения задач в ручном порядке лишь отнимает время. Например, за один день директор магазина решает десятки разных вопросов. И если все их необходимо внести в систему вручную, то в сутках понадобится не 24 часа, а намного больше.
  • Исполнители устраивают «пинг-понг» задачами вместо того, чтобы их решать. Например, отсутствуют продажи ходового товара. Ответственный за заказ сотрудник говорит, что проблема в поставке. Поставщик говорит, что проблема в магазине. И вместо того, чтобы пойти и проверить физическое наличие товара, ответственные лица перекидывают задачу друг на друга.
  • Системы контроля не заменяют работающие инструменты, а дублируют их. Например, во многих магазинах учет сроков годности до сих пор ведется сотрудниками в тетрадках. По каждому приходу продавец вписывает вручную срок годности. Двадцать первый век, а мы все еще используем ручки и тетрадки. Почему? — спросите вы? Просто данные в системе часто бывают некорректными. В результате их вносят в систему и проверяют в бумажном формате.

Попытки внедрения автоматизированных программ часто оборачиваются провалом. Работающие программы, обеспечивающие контроль выполнения задач, соответствуют трем основным правилам.

3 правила, чтобы обеспечить эффективный контроль выполнения задач

 Процессы должны быть стандартизированы

Без четких алгоритмов не создать реально функционирующую программу. Стандартизация процессов улучшает управляемость, сокращает издержки и повышает качество работы.

 Задачи должны назначаться и закрываться автоматически
Появление в информационной системе событий или показателей, не соответствующих нормативу, должно автоматически формировать инцидент. Для каждого инцидента автоматически создается задача, назначается исполнитель и контролер. Задача должна закрыться автоматически после устранения инцидента.

Примеры инцидентов:

  • ● Нарушение графика локальной инвентаризации в магазине формирует инцидент — «необходимо провести инвентаризацию в магазине». Если инвентаризация не будет проведена в установленные сроки, то автоматически информируется региональный директор. Задача автоматически закрывается после проведения инвентаризации.
  • ● Перед началом новой промо-акции должен быть представлен фотоотчет о готовности к акции. Если фотоотчет не представлен в установленные сроки, формируется инцидент. Директор должен выставить товар и отчитаться в течение трех часов.

 Задачи должны подниматься по уровням контроля
У каждого исполнителя должно быть определено время выполнения задачи. Как только этот срок истекает, руководитель сотрудника автоматически включается в эту задачу как контролер. Дается дополнительное время выполнения задачи. Каждый раз по истечении срока контроль задачи переходит к вышестоящему руководителю.

Организация выполнения задач с повышением уровня ответственности 

Организация выполнения задач

Давайте рассмотрим на примере, как обеспечить контроль выполнения задач.

    1. На регулярной основе в магазине формируется отчет по товарам без движения. Если такие товары выявлены, то автоматически формируется инцидент — «товар без движения».
    2. Директор магазина в течение суток должен выявить причину, по которой товар не продается, и устранить инцидент. Например, директор проводит инвентаризацию потерянных позиций и определяет, что в программе присутствуют виртуальные остатки. Данные в системе корректируются, и магазин формирует заказ товара. Закрытием инцидента является заказ товара и дальнейшая его реализация в магазине.
    3. Если в течение суток проблема не выявлена, то инцидент поднимается до следующего руководителя — регионального директора. Региональный директор должен взять под свой контроль выполнение задачи.
    4. Отсутствие решения в течение трех дней поднимает задачу и формирует инцидент у территориального директора. Также дополнительно назначается контроль службой безопасности.
    5. Задача поднимается на следующий уровень каждый раз, когда истекает время выполнения задачи у контролирующего лица.

Преимущества контроля выполнения задач с повышением уровня ответственности

  1. Автоматизированный контроль выполнения задач дисциплинирует сотрудников. Сотрудники понимают, что нельзя «забить» на проблему и остаться незамеченным. Регулярное появление инцидентов может поставить под вопрос компетенцию сотрудников.
  2. Контроль выполнения задач позволяет выявить проблемные места в бизнесе. Если у различных сотрудников на регулярной основе формируются инциденты на одну тему — это индикатор проблемных мест в бизнесе. Необходим пересмотр бизнес-процессов или предоставление дополнительных ресурсов для выполнения задачи.
  3. Отсутствие задач, доходящих до руководства, говорит об эффективном управлении компанией.
  4. Данная программа выполнения задач может быть сформирована собственными силами (несколько программистов за очень скромные деньги) и не требует значительных вливаний средств.

Гаврилов ПавелЭксперт в Ритейле
Гаврилов Павел
02.10.2018 г

Поделись или поставь Like, чтобы не потерять информацию:

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

11 − 9 =